Indumil - CONSULTA OBSERVACIONES PROCESO DE CONTRATACION

CONSULTA DE OBSERVACIONES A PROCESOS DE CONTRATACION


Proceso	040/2025 - Observado - 09-04-2025 16:12:03

Actividad	PROYECTO BASES

Observaciones al Proceso	Señores INDUSTRIA MILITAR – INDUMMIL Ciudad Ref.: PROCESO DE INVITACIÓN A PRESENTAR OFERTA No. 040/2025 – PROYECTO No. 13581 Respetados señores Después de analizar y verificar el pliego de condiciones del proceso de la referencia, respetuosamente presentamos a la entidad las siguientes observaciones: Observación No. 1 OFERTA ECONÓMICA 1.1 Proponente que ofrezca el mayor porcentaje (%) de descuento sobre el total de la tarifa neta de los tiquetes aéreos nacionales. 1.2 Proponente que ofrezca el mayor porcentaje (%) de descuento sobre el total de la tarifa neta de los tiquetes aéreos internacionales. Observación: Para lograr una mayor rentabilidad en el negocio para la agencia de viajes, solicitamos respetuosamente a la entidad reestructurar el descuento sobre la rentabilidad que recibe la agencia de viajes así: Otorgar un retorno económico XX % a favor de EL CONTRATANTE sobre la rentabilidad correspondiente a la comisión pagada por la aerolínea, sin contar impuestos u otros cargos administrativos por la emisión de cada tiquete original de acuerdo con la correspondiente factura, de aquellos tiquetes generados a través de asesor. Observación No. 2 FACTOR TÉCNICO 2.1 Proponente que ofrezca el mayor porcentaje (%) de descuento de lo que cobre a la entidad por concepto de penalidad. Observación: Se solicita respetuosamente a la entidad eliminar este ítem como factor técnico de evaluación, por cuanto las penalidades son parte de las políticas tarifarias de las aerolíneas, no controladas por la Agencia de Viajes, y cuyo costo en algunas ocasiones puede ser incluso mayor que la tarifa del tiquete. Observación No. 3 Formato -Experiencia 1.1. Se requiere acreditar experiencia en el suministro de tiquetes aéreos nacionales e internacionales a través de máximo cinco (05) contrato(s) cuya suma sea igual o superior al 100% del valor del presupuesto oficial, [el/los] cuales deben haber sido ejecutados, recibidos a satisfacción y/o liquidados en los últimos cinco (5) años, antes de la fecha de cierre del presente proceso. Observación: Se solicita respetuosamente a la entidad eliminar la solicitud de que se incluya en la certificación el “recibidos a satisfacción” por cuanto las certificaciones son formatos prestablecidos por las entidades las cuales no cuentan con este requerimiento puntual, para lo anterior se cuenta con datos del cliente para confirmación de estas por parte de INDUMIL. Observación No. 4 OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA 9.El contratista garantiza que los elementos entregados se encuentren libres de todo vicio o gravamen y que son nuevos. 15.Cualquier entrega adicional a lo establecido en el contrato u orden de compra del material que se realice sin que medie contrato adicional suscrito y legalizado correrán a cuenta y costo a nombre del contratista. Observación: Se solicita respetuosamente a la entidad eliminar del pliego de condiciones las anteriores solicitudes por cuanto no aplican para el objeto del presente proceso. Observación No. 5 OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA 10.Otorgar a la INDUSTRIA MILITAR los beneficios a que tenga derecho, los cuales especificará en su propuesta. Observación: Solicitamos respetuosamente a la Entidad ajustar el anterior ítem por cuanto la Agencia de Viajes es intermediario entre la Aerolínea y el cliente, más no otorga directamente los beneficios ofrecidos por las aerolíneas. La agencia de viajes se compromete a apoyar a la entidad en la consecución de convenios corporativos con las aerolíneas y gestionará los beneficios obtenidos. Observación No. 6 OBLIGACIONES ESPECIFICAS DEL CONTRATISTA 17.Ofrecer todos los Tiquetes Aéreos disponibles en el mercado, incluyendo las tarifas más económicas de los tiquetes ofrecidos por las Aerolíneas en sus páginas web. Lo anterior en concordancia con el Artículo 7 del Decreto 0199 de 2024. Observación: La agencia de viajes se compromete con la venta de tiquetes en las tarifas más económicas del mercado en el momento de reservar y de acuerdo con las políticas de viaje de la Entidad. Sin embargo, no es posible competir con todas las tarifas que publican las aerolíneas, puesto que hay tarifas exclusivas para venta de la aerolínea a través de sus páginas y las agencias no tienen acceso a las mismas. Por lo tanto, solicitamos respetuosamente a la Entidad retirar este requerimiento. La agencia de viajes se compromete con la venta de tiquetes en las tarifas más económicas del mercado en el momento de reservar y de acuerdo con las políticas de viaje de la Entidad. Según publicación de las aerolíneas en los sistemas de viajes GDS para reservas. Observación No. 7 FORMULARIO COMPROMISOS DEL OFERENTE Observación: Se solicita respetuosamente a la entidad ajustar el FORMULARIO COMPROMISOS DEL OFERENTE al objeto del presente proceso. Observación No. 8 ANEXO TÉCNICO 2.Suministrar los pasajes aéreos en las rutas nacionales e internacionales que se requieran en clase económica y servicios conexos salvo orden expresa de la INDUSTRIA MILITAR, en cualquiera de las aerolíneas operadoras, que Indumil solicite a través del supervisor del contrato y con las tarifas que mejor lo favorezcan, presentado una relación de precios y alternativas de viaje para que el supervisor del contrato tome las decisiones que al respecto correspondan según las necesidades empresariales. 3.Suministrar los tiquetes aéreos y servicios conexos en los días que estos le sean requeridos, sin importar la temporada, puentes o festivos. Durante los días no hábiles, el contratista deberá efectuar el suministro de tiquetes, en las condiciones de tiempo, modo y lugar indicado por el supervisor del contrato sin costo adicional. Observación: Se solicita respetuosamente a la entidad adicionar a las anteriores especificaciones la la siguiente frase “de acuerdo con políticas, tarifas y condiciones de las aerolíneas”. Observación No. 9 ANEXO TÉCNICO 4.Atender en forma inmediata cualquier cambio que se presente en los tiquetes y servicios conexos previamente expedidos, suministrando los nuevos tiquetes dentro de los plazos requeridos por el supervisor del contrato, ofreciendo las mejores condiciones en beneficio de la empresa. Observación: Tener en cuenta que el trámite de cambios se efectuará conforme a políticas y condiciones de las aerolíneas y a la clase de tiquete emitido, por tal motivo Solicitamos respetuosamente adicionar al párrafo la siguiente frase “de acuerdo con políticas, tarifas y condiciones de las aerolíneas”. Atentamente, ________________________________________ SONIA YAMILE AREVALO ARIZA Profesional de Licitaciones MAYATUR S.A.S.

Comentarios de la Entidad	Cordial saludo, se emite respuesta a la observación y se publica en la página de contratación [Cristhian Giovanny Rodriguez Galarza - 25-04-2025 07:14:31]

Respuesta	03.034.476 - Re: IM OC GAM DCP FORMULARIO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS PROCESO 040/2025 PROYECTO 13581

Proceso	040/2025 - Observado - 21-04-2025 13:12:18

Actividad	BASES DEFINITIVAS Y RECEPCIÓN DE OFERTAS

Observaciones al Proceso	Bogotá D.C. 21 de abril de 2025 Señores INDUSTRIA MILITAR Ciudad Asunto Invitación a presentar oferta No. 040/2025 – proyecto No. 13581 - Observaciones a los pliegos de condiciones Se realizan las siguientes observaciones a los pliegos de la Invitación a presentar oferta No. 040/2025 – proyecto No. 13581, cuyo objeto es: “SUMINISTRO DE TIQUETES DE TRANSPORTE AÉREO EN RUTAS NACIONALES E INTERNACIONALES Y SERVICIOS CONEXOS”. para que sean tenidas cuenta por la entidad. Forma de pago: Los pagos se realizarán mediante cortes quincenales una vez recibidos los servicios a satisfacción de acuerdo con el objeto contractual, mediante presentación de la factura comercial electrónica, pagadera dentro de los (30) días contados a partir de la fecha de radicación en el correo electrónico facturacion.indumil@indumil.gov.co, previo cumplimiento de los siguientes requisitos: Observación No. 1: El sector del turismo en Colombia difiere en varios sentidos de otros sectores de la economía. Una de las diferencias más notables es la imposibilidad que tienen las agencias de viaje de trasladar los plazos de pago de los clientes a los proveedores (aerolíneas) y por el contrario sus compromisos de pago deben ser cubiertos de manera semanal y anticipada. De esta manera, el comportamiento de pagos de la entidad influye de manera drástica en los flujos de efectivo de la empresa adjudicataria, sin importar su tamaño, porque un mayor tamaño implica mayores ventas y un mayor requerimiento de efectivo. Situación que podría llegar a configurar un riesgo financiero para las agencias de viajes y/o a asumir altos costos de financiación. Por lo anterior, muy respetuosamente solicitamos a la entidad realizar la conciliación de las facturas de manera semanal, y los pagos a los 15 días calendarios después de radicadas las facturas. Observación No. 2: Por favor nos podrían indicar con que periodicidad se deben radicar las facturas? Observación No. 3: Solicito muy amablemente a la entidad informar cuantos días en promedio transcurrieron desde el momento de la radicación de las facturas hasta el momento de efectuar los pagos, en la ejecución del contrato anterior de similar objeto. Esto con el fin de tener una idea del comportamiento de pagos de la entidad. H. Evaluación de las Ofertas OFERTA ECONÓMICA (700 PUNTOS) 1.1 Proponente que ofrezca el mayor porcentaje (%) de descuento sobre el total de la tarifa neta de los tiquetes aéreos nacionales. 1.2 Proponente que ofrezca el mayor porcentaje (%) de descuento sobre el total de la tarifa neta de los tiquetes aéreos internacionales. Observación: Con el fin de que empresas de diferentes tamaños participen en igualdad de condiciones y tengan oportunidad de ser los adjudicatarios del presente proceso, solicitamos muy amablemente otorgar el mayor puntaje a la empresa cuyo ofrecimiento sea igual al promedio aritmético o cuyo ofrecimiento se encuentre más cerca por debajo o por encima del promedio aritmético. Solicitamos muy amablemente que el descuento se debe otorgar sobre la tarifa neta del tiquete (antes de impuestos). FACTOR TÉCNICO (187,5 PUNTOS) 2.1 Proponente que ofrezca el mayor porcentaje (%) de descuento de lo que cobre a la entidad por concepto de penalidad. Observación: Resulta injusto que la agencia de viajes asuma el costo de los cambios de los tiquetes expedidos cuando las causas que originan dichos cambios son imputables a la entidad o al pasajero y son ajenas totalmente al contratista, por ejemplo, en ocasiones la no presentación del pasajero al vuelo se debe a que este no se presentó, con la debida antelación, en el mostrador de la aerolínea para realizar el registro necesario. En segundo lugar, se generan altos costos por penalidades y/o sanciones impuestas por las diferentes aerolíneas ante cualquier modificación en los itinerarios iniciales. Debemos mencionar que las aerolíneas bajo ninguna circunstancia exoneran el cobro de las penalidades las cuales pueden llegar a alcanzar valores hasta de $100.000 y adicional a estos costos se debe considerar que los cambios generan diferencias de tarifas que no son consideradas penalidades. Por lo anterior solicitamos amablemente a la entidad que este criterio sea modificado y se indique que el puntaje es otorgado a quien asuma las penalidades cuando las causas que originen los cambios sean imputables al contratista. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO Calidad del Servicio: Vigencia de doce (12) meses contados a partir de la fecha de recepción del servicio a satisfacción, y la misma deberá contener la siguiente nota: "LA VIGENCIA DE ESTE AMPARO ES DE DOCE (12) MESES CONTADOS A PARTIR SATISFACCIÓN DEL SERVICIO”. Observación: Muy respetuosamente solicitamos a la entidad establecer el amparo de calidad del servicio igual a la ejecución del contrato y seis (6) meses más, de acuerdo con la normatividad vigente. ¿COMO VA A CONTROLAR LA ENTIDAD QUE LA EMPRESA ADJUDICATARIA NO HAGA CARGOS O COBROS OCULTOS E INDEBIDOS? Una de las mayores preocupaciones de las empresas que participamos como proveedores de servicios del estado colombiano es enfrentarnos a la competencia desleal que posiblemente pueden practicar algunos actores del sector y que nos aleja de las posibilidades de ganar procesos en franca lid. Esta competencia desleal se traduce en los altos porcentajes de descuento ofrecidos por esas empresas para ser los adjudicatarios de los diferentes procesos y que dejan sin ninguna oportunidad a las demás empresas que participamos de manera transparente porque no podemos igualar esos ofrecimientos. Por otra parte, pero no menos importante es que el supuesto beneficio que va a obtener la entidad con los ofrecimientos realizados resulta en un engaño porque los precios de los pasajes aéreos adquiridos van a ser superiores a los precios del mercado al incluir posiblemente un cargo oculto. Así las cosas, nos asalta la duda acerca de cuáles mecanismos de auditoría va a usar la entidad con el fin de garantizar el correcto uso de los recursos públicos. También nos permitimos recomendar los siguientes mecanismos de auditoría: 1. Verificar el precio del tiquete facturado en la página de internet de la aerolínea. En las páginas de aerolíneas como Avianca se puede consultar el precio del tiquete ingresando código de reserva o número de tiquete. https://www.avianca.com/co/es/tu-reserva/gestiona-tu-reserva/ 2. Solicitar un usuario del GDS. Al contar con un usuario del GDS y conociendo unos pocos comandos, la entidad puede verificar el valor del tiquete expedido vs. el valor facturado por el proveedor. 3. Solicitar el reporte del BSP, donde se relaciona el valor de todos los tiquetes expedidos en un periodo determinado. 4. Solicitar a las diferentes aerolíneas el reporte de los tiquetes expedidos en el periodo para comparar los precios facturados por el proveedor. 5. Solicitar informes de ventas de las aerolíneas que no se encuentran en el GDS como por ejemplo, Satena, CLIC y aerolíneas regionales. Finalmente, en la ejecución de un contrato no es suficiente aducir el principio de la buena fe porque es obligación de la entidad procurar una correcta ejecución del contrato y esto incluye realizar auditorías sobre los servicios prestados y sobre los precios facturados. ¿EN CASO DE EVIDENCIAR INCONSISTENCIAS EN LOS COBROS REALIZADOS POR LA EMPRESA ADJUDICATARIA, CUALES MEDIDAS VA A TOMAR LA ENTIDAD? No solo como proveedores sino también como ciudadanos colombianos nos preocupan los recursos públicos, que en últimas son nuestros recursos porque provienen de nuestros impuestos; en este sentido, nos gustaría conocer las decisiones que tomaría la entidad en caso de evidenciar irregularidades en los cobros realizados por el proveedor, más exactamente nos gustaría saber si harían válida la garantía de cumplimiento. NORMAS TECNICAS SECTORIALES Con el fin de que la entidad cuente con un servicio óptimo por parte de la empresa adjudicataria, se solicita amablemente incluir como requisito habilitante la presentación de los certificados vigentes de las normas técnicas sectoriales NTSAV01 que incluye los requisitos para elaborar correctamente reservas aéreas, la NTSAV02 sobre los requisitos para la atención al cliente y la NTSAV03 acerca de la infraestructura en una agencia de viajes, NTS-TS 003: Agencias de viajes. Requisitos de sostenibilidad. CERTIFICACIONES AEROLINEAS Teniendo en cuenta los destinos a los que se deben desplazar los funcionarios del MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO FONDO NACIONAL DE VIVIENDA , se solicita requerir las certificaciones de no sanción para la emisión de tiquetes aéreos durante el último año, expedidas por las aerolíneas que viajan a los diferentes territorios de Colombia como: Avianca, Copa, LATAM Satena y CLIC. Con el fin de contar con información vigente y dado que los inconvenientes contractuales pueden presentarse en cualquier instancia de la relación agencia aerolínea, solicitamos amablemente que para realizar una verificación objetiva de este criterio mínimo habilitante, se exija que la fecha de expedición de estas certificaciones corresponda a máximo 30 días calendario, anteriores al cierre del presente proceso. CONSUMOS ¿Muy respetuosamente solicitamos a la entidad indicarnos cual es el porcentaje de consumo para tiquetes aéreos por aerolínea? CERTIFICACION ANATO: Se solicita establecer el requisito habilitante de que los proponentes pertenezcan a Anato, lo cual se evidencia mediante la presentación de una certificación expedida por dicho organismo con fecha no mayor a 30 días. Con relación a lo anterior se precisa que el objetivo de requerir el certificado de filiación a la Asociación Nacional de Agencias de Viajes – ANATO, es establecer que pertenece al gremio de las Agencias de Viajes reconocidas a nivel nacional y que garantiza que cuenta con un sello de responsabilidad, garantía y reconocimiento en el sector como prestadores de servicios turísticos. Por otra parte, es muy importante que la entidad tenga en cuenta lo siguiente: La CERTIFICACION DE AFILIACION A LA ASOCIACION COLOMBIANA DE AGENCIAS DE ANATO es de suma importancia dado que regula y apoya las buenas prácticas de las agencias de viajes asociadas; adicionalmente cuenta con un comité de ética el cual se encarga de evaluar prácticas indebidas dentro de sus mismos asociados y la calidad del servicio lo que garantiza a las personas, entidades públicas y entidades privada que requieren los servicios de las agencias de viajes su adecuado cumplimiento; así mismo la solicitud de enmarca en el Decreto Ley 1082 de 2015, en su ARTÍCULO 2.2.1.1.1.6.2. Determinación de los requisitos Habilitantes. Dado lo anterior dicho requisito genera compromiso de calidad de servicio y responsabilidad con el gremio, y por ende con las entidades que adquieren los servicios de tiquetes

Comentarios de la Entidad	Cordial saludo, se emite respuesta a la observación y se publica en la página de contratación [Cristhian Giovanny Rodriguez Galarza - 25-04-2025 07:10:21]

Respuesta	03.034.476 - Re: IM OC GAM DCP FORMULARIO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS PROCESO 040/2025 PROYECTO 13581